1. Sélectionner les coûts
Pour lancer la facturation, vous devez d'abord afficher et sélectionner les coûts désirés. Cette sélection est très flexible :
Projet unique : Vous pouvez sélectionner les coûts à l'intérieur d'un projet spécifique.
Multi-projets (Facturation en lot) : Vous pouvez effectuer une recherche de coûts (sur plusieurs projets ou pour une période donnée) et tout sélectionner. Si votre sélection contient des coûts provenant de différents projets, Casserole Pro générera intelligemment plusieurs factures distinctes (une par projet) en une seule opération. Chaque facture sera générée selon les paramètres du projet.
2. Générer la facture
Une fois la sélection faite, allez dans le menu Opérations et choisissez Facturer les coûts. Une fenêtre vous proposera certaines options, notamment :
Générer des articles : Cochez cette case pour que le logiciel rédige automatiquement les lignes de la facture.
Nouvelle facture ou facture existante : Vous pouvez créer de nouvelles factures ou ajouter ces coûts à une facture déjà en préparation.
3. Verrouillage et statut
Dès que la facturation est déclenchée :
Les factures sont créées et accessibles dans la section des factures en préparation.
Les coûts sélectionnés sont marqués d'une icône indiquant qu'ils sont facturés .
Les coûts deviennent verrouillés . Ils ne peuvent plus être modifiés, sauf par les utilisateurs disposant d'un privilège spécifique permettant de déverrouiller les coûts.
4. Configuration des regroupements et descriptions
L'apparence de votre facture est déterminée par deux niveaux de configuration :
Le regroupement : Dans la fiche de chaque projet (section Facturation des coûts), vous déterminez si les lignes de la facture doivent être regroupées par Activité, par Prestataire, par Poste ou par Étape.
Les descriptions détaillées : Par défaut, la facture pourrait afficher le nom simple de l'élément. Cependant, vous pouvez ajouter des descriptions plus complètes.
Rendez-vous dans les paramètres de Casserole Pro (Définition des listes).
Sélectionnez la liste désirée : Activités, Prestataires ou Postes .
Remplissez les champs de description (français/anglais) pour chaque élément.
Lors de la facturation des coûts, le système remplacera le nom court par ce texte détaillé sur la facture client.