Sur un article progressif, cinq champs suivent ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer.
Les cinq champs
Budget : le montant total prévu pour cet article, en mode pourcentage. Il sert de base au calcul de l'avancement.
Avancement : le pourcentage de travail complété à ce jour, en mode pourcentage. Vous le saisissez pour indiquer votre progression.
Cumulatif : le total facturé pour cet article depuis le début de la série, toutes factures confondues.
Précédent : le montant déjà facturé dans les factures antérieures de la série. Il se reporte automatiquement pour éviter de facturer deux fois la même somme.
Fact. actuelle : le montant facturé sur cette facture. Il se calcule automatiquement à partir des autres champs.
Comment « Fact. actuelle » se calcule
Le montant de la facture en cours correspond à ce qui reste à facturer une fois retiré le déjà-facturé.
En mode pourcentage : Fact. actuelle = (Budget × Avancement) − Précédent
En mode horaire : Fact. actuelle = (Heures × Taux horaire) − Précédent
Exemple en mode pourcentage
Pour un article au Budget de 1 000 $, facturé sur trois factures :
Facture 1, avancement 30%, Fact. actuelle de 300 $. Cumulatif : 300 $.
Facture 2, avancement 70%, soit 700 $ − 300 $ = 400 $. Cumulatif : 700 $.
Facture 3, avancement 100%, soit 1 000 $ − 700 $ = 300 $. Cumulatif : 1 000 $.
Le Précédent de chaque facture reprend le Cumulatif de la précédente. C'est ce mécanisme qui empêche la double facturation.
Gérer une retenue
Pour retenir un pourcentage du montant jusqu'à la fin du mandat, facturez un avancement partiel. En plafonnant l'avancement à 90 % sur la dernière facture de travaux, vous retenez les 10 % restants, que vous facturez plus tard en portant l'avancement à 100 %.
Pourquoi un montant devient négatif
Si vous réduisez l'avancement sous le montant déjà facturé, la Fact. actuelle devient négative. Il s'agit d'un crédit au client, utile pour corriger une surfacturation antérieure dans la série. Par exemple, un article facturé à 50% d'un budget de 1 000 $, soit 500 $ déjà facturés, ramené à 25 %, affiche une Fact. actuelle de −250 $.
L'avertissement de discontinuité
Les champs Cumulatif et Précédent se calculent automatiquement. Si vous les modifiez à la main, le logiciel affiche un avertissement de discontinuité, car une saisie manuelle rompt la cohérence des calculs sur le reste de la série. Ne le faites que si vous en connaissez la raison.