Pour que vos factures se transfèrent correctement dans QuickBooks en ligne (QBO), chaque catégorie de revenus de Casserole.pro doit pointer vers un produit ou service de QuickBooks, lui-même rattaché à un compte de revenus.
L'ordre des opérations est important : QuickBooks doit être préparé avant de faire la liaison dans Casserole.pro. Voici les 4 étapes, dans l'ordre.
Avant de commencer
La connexion à QuickBooks doit être active. Dans Paramètres > Général > Intégrations, vous devez voir le message « Logiciel connecté et opérationnel. »
L'accès aux paramètres est requis (niveau commandant ou amiral).
Si vous avez plusieurs divisions, faites l'exercice pour chaque plan comptable.
Étape 1 — Créer le compte de revenus dans QuickBooks
Dans QuickBooks en ligne, allez à Toutes les applications > Comptabilité > Plan comptable. (Selon votre version, le chemin peut aussi être : icône de roue dentée ⚙ Paramètres > Plan comptable.)
Cliquez sur Nouveau compte.
Donnez un Nom au compte — idéalement le même nom que la catégorie de revenus de Casserole.pro.
Dans Type de compte, choisissez le type de revenus.
Choisissez le Sous-type qui convient (par exemple Ventes de produits et services).
Si vous utilisez les numéros de compte, inscrivez-le dans le champ Numéro.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
💡 Le champ Numéro n'apparaît que si les numéros de compte sont activés dans QuickBooks (Paramètres ⚙ > Compte et paramètres > Options avancées > section Plan comptable > Activer les numéros de compte). Ce n'est pas obligatoire, mais c'est utile : Casserole.pro affiche vos comptes sous la forme « Numéro - Nom » (le nom seul si le compte n'a pas de numéro), ce qui rend la liaison beaucoup plus facile à repérer.
Étape 2 — Créer le produit/service et le lier au compte de revenus
C'est l'étape la plus souvent oubliée. QuickBooks exige un produit ou service sur chaque ligne de facture : sans lui, le transfert est refusé.
Toujours dans QuickBooks, allez à Toutes les applications > Ventes et Se faire payer > Produits et services. (Ou : icône de roue dentée ⚙ Paramètres > Listes > Produits et services.)
Cliquez sur Nouveau, puis choisissez le type Service.
Donnez-lui un Nom — le plus simple est de reprendre exactement le nom du compte créé à l'étape 1.
Dans le champ du compte de revenus, sélectionnez le compte que vous venez de créer.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
⚠️ Un compte de revenus, un produit/service. Si plusieurs produits/services pointent vers le même compte, Casserole.pro retiendra automatiquement le premier par ordre alphabétique du nom (sans tenir compte des majuscules). Gardez une correspondance 1 pour 1 pour éviter les surprises.
💡 Le produit/service doit être actif dans QuickBooks pour être pris en compte.
Étape 3 — Créer la catégorie de revenus dans Casserole.pro
Si la catégorie existe déjà, passez directement à l'étape 4.
Cliquez sur votre avatar > Paramètres.
Allez dans Général > Plan comptable.
Assurez-vous que la liste déroulante affiche « Catégories de revenus ».
Cliquez sur le bouton +.
Remplissez le No de compte et le Nom de l'item.
Cliquez sur Ajouter.
💡 Après la création, si QuickBooks est connecté, un message vous rappellera que « La catégorie de revenus doit être ajoutée à votre logiciel comptable. » Le bouton « Synchroniser les catégories de revenus » vous amène directement à l'écran de l'étape 4.
Étape 4 — Lier la catégorie de revenus au produit/service de QuickBooks
Allez dans Paramètres > Général > Intégrations.
Descendez jusqu'au bloc « Catégories de revenus ».
Cliquez sur « Gestion des catégories de revenus ».
Dans la fenêtre « Liaison des catégories de revenus », repérez votre catégorie dans la colonne Nom.
Dans la colonne « Liée à », choisissez le compte de revenus créé à l'étape 1 (affiché sous la forme « Numéro - Nom », ou par son nom seul s'il n'a pas de numéro).
La liaison s'enregistre automatiquement : l'icône de la ligne passe au vert.
Cliquez sur Fermer.
Quand tout est en place, le bloc affiche « Toutes les catégories de revenus sont liées à leur équivalent dans le logiciel comptable. »
S'il reste des trous, vous verrez plutôt « Une ou plusieurs catégories de revenus ne sont pas liées au logiciel comptable. La catégorie par défaut sera utilisée. »
⚠️ Malgré ce libellé, aucune catégorie par défaut n'est utilisée : le transfert des factures concernées est tout simplement refusé.
Questions fréquentes
Le transfert de ma facture échoue même si l'icône de la catégorie est verte. Pourquoi ?
C'est le piège classique. L'icône verte confirme que la catégorie est liée à un compte de revenus, mais le transfert a besoin du produit/service rattaché à ce compte. Si le compte n'en a aucun, la liaison paraît complète et le transfert échoue quand même.
Pour corriger : créez le produit/service dans QuickBooks, puis rafraîchissez la page Paramètres > Général > Intégrations dans votre navigateur, rouvrez « Gestion des catégories de revenus », choisissez « Non liée » dans la colonne « Liée à », puis resélectionnez le compte. Ce détour est nécessaire : sans changement de valeur, Casserole.pro n'enregistre rien.
Puis-je créer la catégorie dans Casserole.pro en premier ?
Oui, mais vous ne pourrez pas la lier tant que le compte et le produit/service n'existent pas dans QuickBooks. C'est pour ça que l'ordre proposé fait gagner du temps.
J'ai ajouté un produit/service dans QuickBooks après avoir fait la liaison. Dois-je refaire quelque chose ?
Oui. La liaison au produit/service est figée au moment où vous choisissez le compte. Rafraîchissez d'abord la page Paramètres > Général > Intégrations dans votre navigateur, rouvrez « Gestion des catégories de revenus », choisissez « Non liée », puis resélectionnez le compte.
Que se passe-t-il si j'oublie de lier une catégorie ?
Les factures qui contiennent un article utilisant cette catégorie ne pourront pas être transférées vers QuickBooks. Le transfert est bloqué tant que la liaison n'est pas faite.
J'ai plusieurs divisions. Dois-je répéter l'exercice ?
Chaque plan comptable a ses propres catégories de revenus. Si vos divisions partagent un plan comptable commun, une seule liaison suffit. Sinon, refaites l'étape 4 pour chaque plan comptable en changeant de division dans le sélecteur en haut de la fenêtre.
Mon compte de revenus n'apparaît pas dans la liste déroulante.
Vérifiez que le compte est bien de type revenus dans QuickBooks et que la connexion est opérationnelle. La liste des comptes est chargée à l'ouverture de la page : si le compte vient d'être créé dans QuickBooks, rafraîchissez la page Paramètres > Général > Intégrations dans votre navigateur avant de rouvrir la fenêtre.