Pour que vos factures se transfèrent correctement dans QuickBooks en ligne (QBO), chaque catégorie de revenus de Casserole.pro doit être liée à un produit ou service de QuickBooks. C'est ce produit/service, rattaché à un compte de revenus, qui détermine où le revenu est comptabilisé.
L'ordre des opérations est important : le produit/service doit exister dans QuickBooks avant que vous fassiez la liaison dans Casserole.pro. Voici les 4 étapes, dans l'ordre.
Avant de commencer
La connexion à QuickBooks doit être active. Dans Paramètres > Général > Intégrations, vous devez voir le message « Logiciel connecté et opérationnel. »
L'accès aux paramètres est requis (niveau commandant ou amiral).
Si vous avez plusieurs divisions, faites l'exercice pour chaque plan comptable.
Étape 1 — Créer le compte de revenus dans QuickBooks
Dans QuickBooks en ligne, allez à Toutes les applications > Comptabilité > Plan comptable. (Selon votre version, le chemin peut aussi être : icône de roue dentée ⚙ Paramètres > Plan comptable.)
Cliquez sur Nouveau compte.
Donnez un Nom au compte — idéalement le même nom que la catégorie de revenus de Casserole.pro.
Dans Type de compte, choisissez le type de revenus.
Choisissez le Sous-type qui convient (par exemple Ventes de produits et services).
Si vous utilisez les numéros de compte, inscrivez-le dans le champ Numéro.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
⚠️ Le compte doit être de type Revenus. Les produits/services rattachés à un compte de type « Autres revenus » n'apparaissent pas dans Casserole.pro.
💡 Le champ Numéro n'apparaît que si les numéros de compte sont activés dans QuickBooks (Paramètres ⚙ > Compte et paramètres > Options avancées > section Plan comptable > Activer les numéros de compte). Ce n'est pas obligatoire, mais c'est utile : à l'étape 4, vous pourrez chercher un produit/service par le numéro de son compte.
Étape 2 — Créer le produit/service et le lier au compte de revenus
C'est l'étape la plus souvent oubliée. QuickBooks exige un produit ou service sur chaque ligne de facture : sans lui, le transfert est refusé. C'est aussi ce produit/service que vous choisirez dans Casserole.pro à l'étape 4.
Toujours dans QuickBooks, allez à Toutes les applications > Ventes et Se faire payer > Produits et services. (Ou : icône de roue dentée ⚙ Paramètres > Listes > Produits et services.)
Cliquez sur Nouveau, puis choisissez un type. Service convient dans la plupart des cas ; les types Non stocké et Stocké fonctionnent aussi.
Donnez-lui un Nom. Le plus simple est de reprendre exactement le nom de la catégorie de revenus.
Dans le champ du compte de revenus, sélectionnez le compte de l'étape 1.
Cliquez sur Enregistrer et fermer.
💡 Le produit/service doit être actif dans QuickBooks pour apparaître dans Casserole.pro.
💡 Plusieurs produits/services peuvent pointer vers le même compte de revenus. À l'étape 4, vous choisissez précisément celui qui sera utilisé.
Étape 3 — Créer la catégorie de revenus dans Casserole.pro
Si la catégorie existe déjà, passez directement à l'étape 4.
Cliquez sur votre avatar > Paramètres.
Allez dans Général > Plan comptable.
Assurez-vous que la liste déroulante affiche « Catégories de revenus ».
Cliquez sur le bouton +.
Remplissez le No de compte et le Nom de l'item.
Cliquez sur Ajouter.
💡 Après la création, si QuickBooks est connecté, un message vous rappellera que « La catégorie de revenus doit être ajoutée à votre logiciel comptable. » Le bouton « Synchroniser les catégories de revenus » vous amène directement à l'écran de l'étape 4.
Étape 4 — Lier la catégorie de revenus au produit/service de QuickBooks
Allez dans Paramètres > Général > Intégrations.
Descendez jusqu'au bloc « Catégories de revenus ».
Cliquez sur « Gestion des catégories de revenus ».
Dans la fenêtre « Liaison des catégories de revenus », repérez votre catégorie dans la colonne Nom. Le filtre rapide en haut de la fenêtre cherche dans le nom des catégories et dans le produit/service lié.
Dans la colonne « Produit/service QuickBooks », choisissez le produit/service créé à l'étape 2. Chaque choix est affiché sous la forme « Nom du produit/service — Numéro Nom du compte », par exemple « Honoraires — 4000 Services ». Vous pouvez chercher par nom, par code (SKU), par numéro de compte ou par nom de compte.
La liaison s'enregistre automatiquement : l'icône de la ligne passe au vert.
Cliquez sur Fermer.
Quand tout est en place, le bloc affiche « Toutes les catégories de revenus sont liées à leur équivalent dans le logiciel comptable. »
S'il reste des catégories à lier, vous verrez plutôt « Une ou plusieurs catégories de revenus ne sont pas liées à un produit ou service QuickBooks. » Seules les catégories actives sont prises en compte.
💡 Si une liaison ne peut pas être enregistrée, la liste déroulante de la ligne passe au rouge et un message s'affiche au bas de la fenêtre. Choisissez de nouveau le produit/service pour réessayer.
Questions fréquentes
Le transfert de ma facture est refusé : « Une ou plusieurs catégories de revenus ne sont pas liées à un produit ou service QuickBooks. » Que faire ?
Au moins un article de la facture utilise une catégorie de revenus qui n'est pas liée. Le bouton « Gestion des catégories de revenus » du message vous amène à Paramètres > Général > Intégrations. Ouvrez la fenêtre de liaison et faites l'étape 4, puis relancez le transfert.
Certaines catégories qui étaient vertes sont maintenant rouges. Pourquoi ?
Auparavant, Casserole.pro liait chaque catégorie à un compte de revenus. L'icône était verte même si ce compte n'avait aucun produit/service, et le transfert échouait quand même. L'icône reflète maintenant la liaison au produit/service. Une catégorie rouge doit simplement être liée de nouveau (étape 4).
Pour les catégories restées vertes, vérifiez le produit/service affiché. L'ancienne liaison retenait automatiquement le premier produit/service du compte, par ordre alphabétique. Si ce n'est pas le bon, choisissez-en un autre.
Puis-je créer la catégorie dans Casserole.pro en premier ?
Oui, mais vous ne pourrez pas la lier tant que le produit/service n'existe pas dans QuickBooks. C'est pour ça que l'ordre proposé fait gagner du temps.
Je veux changer le produit/service lié à une catégorie.
Choisissez simplement l'autre produit/service dans la colonne « Produit/service QuickBooks ». La nouvelle liaison s'enregistre automatiquement.
Mon produit/service n'apparaît pas dans la liste déroulante.
Vérifiez trois choses dans QuickBooks : le produit/service est actif, son type est Service, Non stocké ou Stocké, et il est rattaché à un compte de type Revenus (pas « Autres revenus »). Vérifiez aussi que la connexion est opérationnelle. La liste est rechargée à chaque ouverture de la fenêtre : fermez-la, puis rouvrez « Gestion des catégories de revenus ». Il n'est pas nécessaire de rafraîchir la page.
La liste affiche « Article introuvable dans QuickBooks (…) ».
Le produit/service lié n'est plus disponible. Il a été supprimé ou désactivé dans QuickBooks, ou il est maintenant rattaché à un compte qui n'est pas de type Revenus. Choisissez-en un autre, ou corrigez-le dans QuickBooks puis rouvrez la fenêtre.
La liste affiche seulement « Liée ».
La catégorie est bien liée, mais la liste des produits/services n'a pas pu être chargée. Vérifiez la connexion dans Paramètres > Général > Intégrations, puis rouvrez la fenêtre.
J'ai plusieurs divisions. Dois-je répéter l'exercice ?
Chaque plan comptable a ses propres catégories de revenus. Si vos divisions partagent un plan comptable commun, une seule liaison suffit : la fenêtre affiche les divisions concernées sous « Plan comptable commun ». Sinon, refaites l'étape 4 pour chaque plan comptable en changeant de division dans le sélecteur en haut de la fenêtre.