Quelques paramètres déterminent ce que vos clients reçoivent et ce que vous voyez au moment d'enregistrer un paiement. La plupart se règlent une fois, par division. Certains peuvent ensuite être personnalisés pour une compagnie.
Les modes de paiement
Les modes de paiement sont proposés lors d'un encaissement ou d'un décaissement.
Dans les paramètres, ouvrez la section Définition des listes, sous-section Modes de paiement.
Pour ajouter un mode, cliquez sur +.
Pour modifier un mode, cliquez sur le crayon de sa ligne.
La liste contient au départ Autre, Carte de crédit, Carte de débit, Chèque, Espèces et Virement bancaire.
Le mode marqué d'une étoile est le favori. Il est présélectionné dans chaque nouvel encaissement ou décaissement. Au départ, le favori est Virement bancaire. Le mode favori ne peut être ni désactivé ni supprimé. Pour le retirer, ouvrez d'abord un autre mode avec le crayon et faites-en le favori.
La numérotation des crédits
Les crédits ont leur propre numérotation, distincte de celle des factures.
Dans les paramètres, ouvrez la section Général, sous-section Numérotation.
Choisissez la division à l'aide du sélecteur de division.
Sous Crédits, réglez le Préfixe, le séparateur (Sép.) et le Prochain numéro.
Un nouveau crédit prend toujours le prochain numéro de cette séquence, jamais celui des factures.
L'envoi par courriel
La section Envoi par courriel contient quatre gabarits : Devis, Factures, Crédits et Relevés de compte. Chaque gabarit se règle par division.
Dans les paramètres, ouvrez la section Envoi par courriel, puis Crédits ou Relevés de compte.
Choisissez la division à l'aide du sélecteur de division.
Réglez les champs, puis cliquez sur Sauvegarder.
Les champs offerts :
Adresse de retour
Mettre le responsable en CC et Mettre le représentant en CC
Envoyer une copie en CCI à (adresses séparées par une virgule)
Objet du courriel et Courriel d'envoi, en français et en anglais, avec le menu Variables
Le gabarit des crédits utilise les mêmes variables que celui des factures. Le gabarit des relevés de compte utilise des variables propres à la compagnie, comme le nom de la compagnie, son numéro, le contact et le représentant.
Le PDF des crédits et des relevés de compte
Dans les paramètres, ouvrez la section Devis et factures, puis Crédits ou Relevés de compte.
Choisissez la division.
Réglez les options, puis cliquez sur Sauvegarder.
Pour les Crédits : Afficher un nom sur le crédit, Afficher le représentant, Afficher le responsable, et les Notes de bas de page en français et en anglais.
Pour les Relevés de compte : les Notes de bas de page en français et en anglais.
Le paramètre Échéance de la division sert aussi de seuil par défaut à la génération d'un relevé de compte. Voir l'article Relevés de compte et âge des comptes.
Personnaliser pour une compagnie
Dans la fiche d'une compagnie, l'onglet Configurations permet d'adapter les envois à ce client.
Envoi par courriel
Dans Configurations > Envoi par courriel, deux blocs concernent les encaissements.
Envoi du crédit par courriel : choisissez les destinataires des crédits de cette compagnie, soit À l'adresse de facturation, À l'adresse principale de la compagnie, un ou plusieurs contacts dans À, et des Adresses supplémentaires.
Envoi des relevés de compte par courriel :
Choisissez les contacts dans À, et ajoutez au besoin des Adresses supplémentaires. Ces adresses reçoivent le relevé directement, pas en copie.
Un contact sans adresse courriel est signalé par une icône d'avertissement.
L'adresse de retour, la copie (CC) et la copie cachée (CCI) proviennent des paramètres de la division. Elles ne se modifient pas pour une compagnie.
Cochez Modifier le message par défaut pour écrire un Objet du courriel et un Texte du courriel propres à cette compagnie. Tant que la case est décochée, le message de la division s'applique.
Si la langue de communication de la compagnie change, la case Modifier le message par défaut se décoche et le message de la division s'applique de nouveau.
Notes de bas de page
Dans Configurations > Notes de bas de page, les blocs Notes de bas de page des crédits et Notes de bas de page des relevés offrent deux choix : Utiliser la note par défaut (celle de la division) ou Utiliser une note personnalisée.
En mode logiciel comptable
Quand vos encaissements sont gérés par votre logiciel comptable, les pages Relevés de compte de l'envoi par courriel et du PDF affichent le message suivant et ne se modifient pas : « Ces paramètres ne sont pas disponibles parce que vos encaissements sont gérés par votre logiciel comptable. »