Un reçu confirme à votre client que vous avez bien reçu son paiement. Vous le générez à partir d'un ou de plusieurs paiements déjà enregistrés, puis vous le téléchargez en PDF ou l'envoyez par courriel. Chaque reçu porte son propre numéro et reste consultable dans la fiche de la compagnie.
Pourquoi l'utiliser?
Confirmer un dépôt d'honoraires ou une avance reçue avant le début d'un mandat.
Remettre une preuve de paiement à un client qui la demande, par exemple pour sa comptabilité.
Regrouper plusieurs paiements sur un seul document.
Garder une trace de chaque reçu émis, de sa date et de son envoi.
Avant de commencer
Vos encaissements doivent être gérés par Casserole Pro. Voir l'article Choisir qui gère vos encaissements.
Les reçus suivent les mêmes droits d'accès que les paiements.
Le paiement doit déjà être enregistré. Voir l'article Enregistrer un encaissement.
Vérifiez les textes, la numérotation et le courriel des reçus. Voir l'article Configurer les encaissements.
Casserole.pro ne crée pas de reçu automatiquement à l'enregistrement d'un paiement. Vous le générez quand vous en avez besoin.
Quels paiements peuvent figurer sur un reçu?
Toute ligne du sous-onglet Paiements : un paiement de facture, une Avance, un Excédent ou un décaissement. Un décaissement s'affiche en montant négatif sur le reçu.
Un même reçu peut combiner plusieurs paiements.
Un même paiement peut figurer sur plusieurs reçus.
Un paiement supprimé ne peut plus être ajouté à un reçu.
Générer un reçu
Ouvrez la fiche de la compagnie, onglet Gestion de compte, sous-onglet Paiements.
Cochez le ou les paiements à inclure, dans la dernière colonne à droite.
Cliquez sur Opérations, puis choisissez Générer un reçu ou Générer et envoyer un reçu.
La fenêtre indique combien de paiements seront combinés, par exemple « 2 paiements seront combinés sur un reçu. ». Si un paiement a déjà un reçu, elle le précise. Il sera tout de même inclus.
Sous Options :
Générer le reçu avec la division : offert seulement si votre compte compte plusieurs divisions. La division détermine la numérotation, les textes par défaut, le courriel et l'en-tête du PDF.
Date du reçu : la date du jour par défaut. Vous pouvez la changer, y compris pour une date passée.
Titre du reçu, Description du reçu et Note de bas de page du reçu : préremplis à partir des paramètres ou de la configuration de la compagnie. Vous pouvez les modifier pour ce reçu seulement.
Le menu Variables de chaque champ insère une information, comme le nom de la compagnie ou du contact. Numéro du reçu et Date du reçu s'insèrent sous forme d'étiquette grise. Elles sont remplacées par le numéro attribué et la date choisie à la création du reçu. Ajoutez au besoin une espace avant la variable insérée.
Cliquez sur Générer le reçu ou sur Générer et envoyer le reçu.
Ce qui se passe ensuite
Le reçu prend le prochain numéro de sa division, par exemple Rec-1001.
Le PDF s'ouvre. Une ligne PDF - Reçu s'ajoute aux activités sur le serveur.
Dans Paiements, l'icône de reçu des lignes incluses devient verte.
Le reçu s'ajoute au sous-onglet Historique des reçus.
Chaque clic sur Générer crée un nouveau reçu avec un nouveau numéro. Pour obtenir de nouveau le PDF d'un reçu existant, utilisez plutôt Regénérer le reçu dans l'historique.
Avec Générer et envoyer
La fenêtre rappelle que « Le reçu sera envoyé par Casserole.pro directement aux adresses courriel définies dans les configurations de la compagnie. ».
Le reçu est créé de la même façon, puis envoyé au client avec le PDF en pièce jointe. Les activités sur le serveur affichent « Reçu envoyé au client. » une fois le courriel parti. La case Envoyé du reçu se coche automatiquement.
Les destinataires et le message viennent de la configuration de la compagnie au moment de l'envoi. Voir l'article Configurer les encaissements.
Une partie d'un lot seulement
Si vous cochez une partie seulement des lignes d'un encaissement qui a utilisé une avance, un excédent ou un crédit, la fenêtre l'indique. Le reçu ne portera que les paiements cochés. Cochez toutes les lignes de l'encaissement pour un reçu complet.
Le contenu du PDF
L'en-tête de votre division et son logo.
Le client : À l'attention de et le contact, ou Client s'il n'y a pas de contact, puis la compagnie et son adresse.
Responsable et Représentant, s'ils sont définis.
Date du reçu, N° de client et N° de reçu.
Le Titre et la Description, s'ils ne sont pas vides.
Le tableau des paiements : Reçu le, Mode de paiement, Référence, Facture liée et Montant. Pour une avance ou un excédent, la colonne Référence affiche Avance ou Excédent.
Le Total du reçu, puis la note de bas de page.
Le reçu est figé à sa création. Les textes, les paiements, le total, le numéro, la date, la langue et les renseignements du client ne changent plus, même si vous modifiez ensuite la compagnie ou ses paiements. Seuls le logo et le format de page suivent vos paramètres actuels.
L'historique des reçus
Dans Gestion de compte, le sous-onglet Historique des reçus liste les reçus de la compagnie.
Les colonnes : Numéro, Date du reçu, Titre, une icône d'envoi et Total du reçu. Une pastille de division s'ajoute en début de ligne si votre compte compte plusieurs divisions.
L'icône d'envoi est verte quand le reçu est marqué Envoyé.
Par défaut, les reçus les plus récents sont en haut.
La recherche porte sur le numéro ou le titre du reçu. Le filtre Date s'applique avec Appliquer.
Au bas, Total des reçus additionne tous les reçus trouvés.
Le panneau d'un reçu
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son panneau.
Sous Renseignements généraux, vous pouvez modifier :
la case Envoyé, par exemple pour un reçu remis en main propre;
le Numéro;
la Date du reçu;
le Titre du reçu et la Description du reçu. Vous pouvez aussi les vider.
Cliquez sur Sauvegarder. Si vous changez le numéro, il est aussi mis à jour là où il figure déjà dans le titre ou la description. Un changement de date, lui, ne réécrit pas une date déjà écrite dans le texte.
Sous Paiements inclus, les paiements du reçu et le Total du reçu sont en lecture seule. La note de bas de page n'est pas modifiable après la création.
Le menu d'options
Regénérer le reçu : télécharge de nouveau le PDF, tel qu'il a été enregistré. Aucun nouveau reçu ni numéro n'est créé.
Générer et envoyer le reçu : envoie le reçu au client, après confirmation. Aucun nouveau numéro n'est créé.
Supprimer le reçu : retire le reçu de l'historique, après confirmation. Cette opération est irréversible.
Les deux premières options sont inactives tant que des changements ne sont pas sauvegardés.
Supprimer un reçu
Le reçu quitte l'historique.
Son numéro n'est pas réutilisé. Le compteur ne recule pas.
Les paiements ne sont pas touchés. Leur icône redevient grise si aucun autre reçu ne les inclut.
Pour corriger les paiements d'un reçu, générez un nouveau reçu à partir du sous-onglet Paiements, puis supprimez l'ancien au besoin.
Exporter la liste des reçus
Dans l'en-tête de la fiche compagnie, le bouton de téléchargement offre, sous XLSX, Exporter les reçus. Le chiffre entre parenthèses indique le nombre de reçus exportés. Si le sous-onglet Historique des reçus est ouvert, l'export suit sa recherche et ses filtres.
Exemple
Ville de Saint-Maurice vous remet un chèque de 2 500,00 $ en dépôt avant le début d'un mandat, enregistré comme Avance. Elle paie aussi 5 000,00 $ par virement sur la facture Fac-1098.
Dans Paiements, cochez les deux lignes.
Choisissez Opérations > Générer un reçu, puis cliquez sur Générer le reçu.
Le reçu Rec-1001 porte deux lignes, l'Avance de 2 500,00 $ et le paiement de 5 000,00 $ sur Fac-1098, pour un Total du reçu de 7 500,00 $.