Vos encaissements sont gérés soit par Casserole.pro, soit par votre logiciel comptable. Ce paramètre s'applique à tout votre compte, toutes divisions confondues. Par défaut, les encaissements sont gérés par Casserole Pro.
Où se trouve le paramètre
Le bloc Gestion des encaissements n'apparaît qu'une fois un logiciel comptable connecté. Sans logiciel comptable connecté, vos encaissements sont gérés par Casserole Pro et vous n'avez rien à régler.
Dans les paramètres, ouvrez la section Général, sous-section Intégrations.
Sous la connexion à votre logiciel comptable, repérez le bloc Gestion des encaissements.
Deux options s'offrent à vous :
Encaisser les paiements avec Casserole Pro
Encaisser les paiements avec votre logiciel comptable
Qui peut faire le changement
Seul l'amiral peut changer le mode de gestion des encaissements. Les autres utilisateurs voient le bloc, mais ne peuvent pas modifier l'option.
L'option Encaisser les paiements avec votre logiciel comptable n'est active que si votre logiciel comptable est connecté et opérationnel. Voir l'article Intégration avec QuickBooks.
Changer de mode
Le changement est encadré par une confirmation, parce qu'il a un effet important sur vos données.
Cliquez sur l'option voulue.
Lisez l'avertissement Attention!. Son contenu dépend du sens du changement, comme décrit dans les deux sections suivantes.
Dans le champ Confirmer en écrivant “Encaissements”, écrivez le mot Encaissements.
Cliquez sur Confirmer et changer.
Le bouton Confirmer et changer reste inactif tant que le mot n'est pas écrit. Annuler referme la fenêtre sans rien changer.
Il est fortement recommandé de planifier adéquatement votre comptabilité avant de changer de mode.
Passer de Casserole Pro à votre logiciel comptable
L'avertissement rappelle que la section Paiements des compagnies perdra beaucoup d'options et de données, que les rapports Âge des comptes et Relevé de compte ne seront plus disponibles, et que les paiements enregistrés via Casserole Pro ne seront plus visibles ni considérés.
Après le changement :
Les paiements enregistrés dans Casserole.pro ne sont plus visibles ni pris en compte dans la gestion des paiements. Ils ne sont pas supprimés pour autant.
Il n'est plus possible d'ajouter un encaissement ou un décaissement dans Casserole.pro.
L'onglet Gestion de compte des compagnies affiche les paiements enregistrés dans votre logiciel comptable, avec beaucoup moins d'options.
Les rapports Âge des comptes et Relevé de compte ne sont plus disponibles.
Les paramètres de courriel et de PDF des relevés de compte ne sont plus disponibles.
Passer de votre logiciel comptable à Casserole Pro
L'avertissement est différent dans ce sens. Il indique que votre logiciel comptable cessera d'envoyer ses encaissements à Casserole Pro, que la section Paiements des compagnies aura des options et des données supplémentaires, et qu'il sera possible de générer les rapports Relevé de compte et Âge des comptes.
Quand vous cliquez sur Confirmer et changer, Casserole.pro vérifie d'abord que vos factures sont toujours bien liées à votre logiciel comptable. Si certaines ne le sont plus, la fenêtre Factures à corriger avant le changement s'affiche et le changement n'a pas lieu. Elle indique le nombre de factures de chaque groupe :
Facture non liée : des factures qui ne sont plus connectées à votre logiciel comptable. Reconnectez-les, puis recommencez.
Facture correctement liée : des factures qui ne posent pas de problème.
Facture qui n'a pas pu être vérifiée : la vérification a échoué temporairement. Cliquez sur Vérifier de nouveau.
L'icône de liste au bout d'une ligne affiche ces factures dans la liste de factures. Fermer referme la fenêtre. Votre mode de gestion reste alors inchangé.
Une fois le changement fait :
Le solde de chaque facture est repris de votre logiciel comptable au moment du changement, et son état est ajusté en conséquence. Le détail des paiements faits dans le logiciel comptable n'est pas recopié dans Casserole.pro.
Votre logiciel comptable cesse d'envoyer ses encaissements à Casserole.pro. Les paiements suivants s'enregistrent dans Casserole.pro.
L'onglet Gestion de compte retrouve ses sous-onglets Sommaire, Factures avec solde et Paiements.
Les rapports Relevé de compte et Âge des comptes redeviennent disponibles.
Si la connexion à votre logiciel comptable est expirée
Quand vos encaissements sont gérés par votre logiciel comptable et que la connexion est expirée, le message « La connexion à votre logiciel comptable est expirée. Rétablissez-la pour modifier la gestion des encaissements. » s'affiche. Le mode ne peut pas être changé tant que la connexion n'est pas rétablie. Casserole.pro ne change jamais de mode automatiquement.