Les encaissements regroupent tout ce qui touche l'argent reçu de vos clients : les paiements appliqués aux factures, les avances, les excédents, les crédits et leurs remboursements. Chaque compagnie cliente dispose d'un onglet Gestion de compte qui rassemble son solde, ses factures ouvertes et l'historique de ses paiements.
Pourquoi l'utiliser?
Savoir en un coup d'œil ce qu'un client vous doit, et depuis combien de temps.
Enregistrer un paiement et le répartir automatiquement sur les factures les plus anciennes.
Conserver une avance ou un excédent au compte du client et l'utiliser plus tard.
Émettre des crédits et les rembourser ou les imputer à une facture.
Envoyer des relevés de compte et produire le rapport Âge des comptes.
Les deux modes de gestion
Vos encaissements sont gérés à un seul endroit à la fois. Le choix se fait dans les paramètres. Voir l'article Choisir qui gère vos encaissements.
Encaisser les paiements avec Casserole Pro : c'est le mode le plus complet. Vous enregistrez les encaissements et les décaissements dans Casserole.pro, et vous avez accès au sommaire du compte, aux factures avec solde, à l'historique des paiements, aux relevés de compte et au rapport Âge des comptes.
Encaisser les paiements avec votre logiciel comptable : les paiements sont enregistrés dans votre logiciel comptable et Casserole.pro les affiche en lecture seule. QuickBooks est le seul logiciel comptable offert pour l'instant. Voir l'article Encaissements gérés par QuickBooks.
Ce que vous trouverez dans Casserole.pro
Avec le mode Casserole Pro :
Fiche compagnie > Gestion de compte : les sous-onglets Sommaire, Factures avec solde et Paiements, et le menu Ajouter pour Un encaissement ou Un décaissement.
Fiche facture : le bloc Paiements et le champ Date de règlement.
Liste de factures : de nouvelles colonnes de solde et de paiement, et le rapport Âge des comptes.
Liste des compagnies : la colonne Balance du compte, le rapport Âge des comptes et l'envoi des relevés de compte en lot.
Crédits : un document distinct de la facture, avec sa propre numérotation, son propre PDF et son propre courriel.
Qui y a accès?
L'onglet Gestion de compte, les relevés de compte et le rapport Âge des comptes sont réservés aux niveaux amiral et commandant.
Seul l'amiral peut changer le mode de gestion des encaissements.
Avant de commencer
Choisissez le mode de gestion de vos encaissements. Par défaut, ils sont gérés par Casserole Pro.
Vérifiez vos modes de paiement, la numérotation des crédits et les gabarits de courriel et de PDF. Voir l'article Configurer les encaissements.
Ouvrez une compagnie cliente, puis l'onglet Gestion de compte.
Quelques termes
Encaissement : un paiement reçu d'un client. Il peut régler une ou plusieurs factures.
Avance : un montant reçu d'avance, gardé au compte du client pour une facture future.
Excédent : un montant reçu en trop, gardé au compte du client.
Crédit : un document au montant négatif, émis au client. Il réduit ce qu'il vous doit.
Décaissement : un remboursement au client, d'un crédit, d'une avance ou d'un excédent.
Balance du compte : le total des soldes des factures et des crédits, moins l'avance et l'excédent.