Une fois vos encaissements gérés par Casserole Pro, chaque facture et chaque crédit affichent leurs paiements, leur solde et leur date de règlement. La liste de factures offre aussi de nouvelles colonnes pour suivre les soldes.
Le bloc Paiements de la fiche
Dans l'onglet Détails d'une facture, le bloc Paiements apparaît dès que son état est À recevoir, Reçu en partie ou Payée. Il est visible aux utilisateurs qui ont accès aux paiements.
Ouvrez le bloc pour voir :
les paiements reçus, du plus ancien au plus récent, avec leur Date, leur Mode de paiement et le montant Reçu
le Total payé
le Solde à payer
Sur un crédit, les lignes sont les décaissements et la colonne s'intitule Payé.
Le bouton Gérer les paiements ouvre le sous-onglet Paiements de la compagnie. C'est là que se trouvent les actions pour ajouter ou supprimer un paiement. Le bouton est inactif si la facture n'est liée à aucune compagnie.
L'état de la facture
L'état suit les paiements enregistrés :
À recevoir : aucun paiement.
Reçu en partie : une partie du solde est payée.
Payée : le solde est à zéro.
Quand un paiement est supprimé, l'état est recalculé. Une facture Payée peut ainsi redevenir Reçu en partie ou À recevoir.
La date de règlement
Le champ Date de règlement indique la date à laquelle la facture a été entièrement payée.
Tant que l'état n'est pas Payée, le champ est vide et inactif.
Quand la facture passe à Payée, le champ se remplit automatiquement.
Vous pouvez corriger la date d'une facture Payée, même verrouillée. La modification ne change ni le solde ni l'état.
Les colonnes de la liste de factures
Quatre colonnes s'ajoutent aux listes personnalisées de la liste de factures :
Solde (avec taxes)
Montant payé
Âge de la facture (jours) : le nombre de jours depuis la date de la facture
Date du règlement
Ajoutez-les à une liste personnalisée avec Gérer les listes. Voir l'article Personnaliser les listes. Ces colonnes ne sont offertes que si vos encaissements sont gérés par Casserole Pro.
Dans la liste, le numéro d'un crédit s'affiche en rouge. La recherche avancée offre un critère Crédit pour trouver uniquement les crédits, peu importe le mode de gestion.
Supprimer une facture qui a des paiements
Une facture qui a des encaissements peut être supprimée, selon les règles habituelles de suppression. Ses encaissements ne disparaissent pas : ils deviennent un Excédent au compte du client. Vous pouvez ensuite utiliser cet excédent sur une autre facture ou le rembourser.
Un crédit lié à des décaissements, lui, ne peut pas être supprimé. Voir l'article Les crédits.
Changer la compagnie d'une facture qui a des paiements
Une facture liée à au moins un paiement ne peut pas changer de compagnie, même déverrouillée. Le message « Il n'est pas possible de changer la compagnie d'une facture contenant des paiements. » s'affiche. Supprimez d'abord les paiements dans l'onglet Gestion de compte de la compagnie, puis changez la compagnie.
Une facture sans paiement change de compagnie comme avant.
En mode logiciel comptable
Quand vos encaissements sont gérés par votre logiciel comptable :
Le bloc Paiements affiche les paiements reçus dans le logiciel comptable, avec la Date et le montant Reçu, sans mode de paiement ni bouton Gérer les paiements.
Si la facture n'est pas liée au logiciel comptable, le bloc affiche « Connectez votre facture à votre logiciel comptable pour gérer ses paiements. »
Les colonnes de solde et de paiement ne sont pas offertes dans la liste de factures.