Chaque fiche compagnie contient un onglet Gestion de compte, placé entre Détails et Configurations. Il rassemble tout ce qui concerne l'argent dû et reçu de ce client. Cet article décrit le mode Casserole Pro. Pour le mode logiciel comptable, voir l'article Encaissements gérés par QuickBooks.
L'onglet est réservé aux niveaux amiral et commandant.
Les quatre sous-onglets
Sommaire : le solde du compte par tranche d'âge.
Factures avec solde : les factures et les crédits qui ne sont pas réglés.
Paiements : l'historique des encaissements et des décaissements.
Historique des reçus : les reçus émis à ce client. Voir l'article Les reçus (lien à insérer).
Le menu Ajouter offre Un encaissement et Un décaissement. Voir les articles Enregistrer un encaissement et Enregistrer un décaissement.
Sommaire
Le sommaire répartit les soldes des factures selon leur âge, puis soustrait l'avance et l'excédent du client.
à 0 - 30 jours, à 31 - 60 jours, à 61 - 90 jours et à 91 jours et plus : le solde des factures de chaque tranche, avec leur nombre.
Total des soldes : la somme des quatre tranches.
Total excédent et Total avance : les montants gardés au compte du client.
Balance du compte : le Total des soldes, moins le Total excédent et le Total avance.
L'âge d'une facture se calcule en jours depuis sa date de facture, pas depuis son échéance.
Les crédits réduisent le solde de leur tranche d'âge. Ils n'apparaissent pas dans une tranche distincte.
Cliquez sur le montant d'une tranche pour voir les factures qui la composent.
Si votre compte compte plusieurs divisions, un sélecteur permet de limiter les tranches à une division. Par défaut, il affiche Toutes les divisions. L'avance et l'excédent s'appliquent toujours à tout le compte, quelle que soit la division choisie.
Exemple
Un client a une facture de 1 500,00 $ âgée de 12 jours, une avance de 800,00 $ et un excédent de 200,00 $.
Ligne | Montant |
à 0 - 30 jours | 1 500,00 $ |
Total des soldes | 1 500,00 $ |
Total excédent | 200,00 $ |
Total avance | 800,00 $ |
Balance du compte | 500,00 $ |
Factures avec solde
Ce sous-onglet liste les factures et les crédits dont l'état est À recevoir ou Reçu en partie. Une facture Payée n'y figure pas.
Les colonnes : Numéro, Date de la facture, Échéance, Âge de la facture (jours), Titre, Total avec taxes, Payé et Solde (avec taxes). La colonne Division s'ajoute si votre compte compte plusieurs divisions.
Par défaut, les factures les plus anciennes sont en haut.
La recherche porte sur le numéro ou le titre de la facture. Les filtres Division, Date et Âge s'appliquent avec Appliquer.
Les totaux au bas de la liste (Total avec taxes, Total payé et Total des soldes) portent sur les éléments trouvés.
Un crédit s'affiche avec des montants négatifs.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son détail : renseignements généraux, Encaissements liés (ou Décaissements liés pour un crédit), Total payé et solde. Le numéro et le titre mènent à la fiche du document.
Paiements
Ce sous-onglet liste toutes les lignes de paiement du client.
Les colonnes : Date, Âge, Mode de paiement, Référence, Facture liée et Paiements reçus, suivies d'une icône de reçu et d'une case à cocher.
L'Âge est le nombre de jours depuis la date du paiement.
L'icône de reçu est verte quand au moins un reçu inclut la ligne. Elle est grise sinon.
Une flèche entrante marque un encaissement. Un décaissement est marqué d'une flèche rouge sortante et s'affiche avec un montant négatif.
La recherche porte sur la référence. Les filtres Type, Date, Âge et Mode de paiement s'appliquent avec Appliquer.
Au bas de la liste, sous Totaux des éléments trouvés :
Total des paiements : les paiements appliqués aux factures et aux crédits, moins les remboursements de crédit.
Total des excédents
Total des avances
Total encaissé : la somme des trois.
Les opérations sur la sélection
Cochez une ou plusieurs lignes dans la dernière colonne, puis cliquez sur Opérations. Le menu Opérations sur la sélection offre :
Générer un reçu et Générer et envoyer un reçu. Voir l'article Les reçus (lien à insérer).
Supprimer : annule les lignes cochées.
Supprimer des lignes de paiement
Dans Paiements, cochez la ou les lignes.
Cliquez sur Opérations, puis sur Supprimer.
Lisez la fenêtre Attention!, puis confirmez.
Vous pouvez supprimer plusieurs paiements en une seule opération.
Il y a des conséquence selon le type de ligne :
Type de ligne | Conséquence |
Encaissement sur une facture | La facture liée verra son solde recalculé. Son état peut redevenir « À recevoir » ou « Reçu en partie ». |
Avance | Le montant est retiré de l'avance disponible. Aucune facture n'est modifiée. |
Excédent | Le montant est retiré de l'excédent disponible. Aucune facture n'est modifiée. |
Décaissement sur un crédit | Le crédit lié verra son solde recalculé. Les factures payées avec ce crédit ne sont pas touchées. |
Remboursement d'avance ou d'excédent | Le montant est remis à l'avance ou à l'excédent disponible. Aucune facture n'est modifiée. |
Une ligne supprimée disparaît de la liste. Il n'y a pas d'historique des lignes supprimées.
Si l'encaissement a utilisé une avance, un excédent ou un crédit, toutes ses lignes sont supprimées ensemble. Cela évite de remettre une facture à payer tout en laissant l'avance, l'excédent ou le crédit consommés.
Supprimer un paiement ne modifie pas les reçus qui l'incluent déjà. Ces reçus restent dans l'historique, tels qu'ils ont été émis.
Exporter les paiements et les reçus
Dans l'en-tête de la fiche compagnie, le bouton de téléchargement offre, sous XLSX :
Exporter les paiements. Si le sous-onglet Paiements est ouvert, l'export suit ses filtres.
Exporter les reçus. Si le sous-onglet Historique des reçus est ouvert, l'export suit sa recherche et ses filtres.
Le chiffre entre parenthèses indique le nombre de lignes exportées.
Le même bouton offre, sous PDF, la génération du relevé de compte. Voir l'article Relevés de compte et âge des comptes.