Un encaissement enregistre un paiement reçu d'un client. Casserole.pro le répartit sur ses factures, de la plus ancienne à la plus récente, et met à jour leur solde et leur état. Vous pouvez y combiner une avance, un excédent ou un crédit déjà au compte du client.
Avant de commencer
Vos encaissements doivent être gérés par Casserole Pro. Voir l'article Choisir qui gère vos encaissements.
Vous devez avoir le niveau amiral ou commandant.
Ouvrir la fenêtre
Ouvrez la fiche de la compagnie, onglet Gestion de compte.
Cliquez sur Ajouter, puis sur Un encaissement.
La fenêtre Ajouter un encaissement compte une ou deux étapes.
Étape 1 : Montant disponible
Cette étape s'affiche seulement si le client a une avance, un excédent ou un crédit avec solde. Sinon, la fenêtre s'ouvre directement à l'étape 2.
Vous pouvez y combiner ces montants avec votre encaissement :
Utiliser l'avance. : indiquez le montant à utiliser, jusqu'au montant Disponible.
Utiliser l'excédent. : même principe.
Utiliser un crédit : pour chaque crédit, indiquez le Montant à imputer, jusqu'au Solde du crédit.
Le Total des montants ajoutés s'affiche au bas. Cliquez sur Suivant. Si vous n'utilisez rien, cliquez simplement sur Suivant.
Étape 2 : Détails de l'encaissement
Indiquez la Date du paiement. Elle ne peut pas être dans le futur.
Indiquez le Montant encaissé.
Vérifiez le Mode de paiement. Le mode favori est présélectionné.
Au besoin, ajoutez une Référence, par exemple un numéro de chèque.
Sous Payer des factures, le Total disponible additionne le montant encaissé et les montants ajoutés à l'étape 1. Les factures avec solde du client sont listées de la plus ancienne à la plus récente.
La répartition sur les factures
Deux façons de faire :
Saisir le montant : dès que vous saisissez le Montant encaissé, Casserole.pro répartit le Total disponible sur les factures, en commençant par la plus ancienne. Les lignes se grisent le temps du calcul.
Cocher les factures : si vous n'utilisez ni avance, ni excédent, ni crédit, et que vous n'avez pas saisi de montant, cochez les factures payées. Le Montant encaissé se remplit avec le total des factures cochées. Si vous saisissez ensuite un montant, c'est lui qui compte. Saisir 0 rétablit le remplissage automatique.
Vous pouvez ensuite ajuster le montant Utilisé de chaque facture. Une facture ne peut pas recevoir plus que son solde, ni plus que le total disponible.
L'encaissement couvre tout le compte du client. Un même encaissement peut payer des factures de divisions différentes.
Le montant restant
S'il reste un montant après la répartition, choisissez ce qu'il devient : Avance ou Excédent. Par défaut, il devient un Excédent. Ce montant est enregistré comme un encaissement séparé, gardé au compte du client.
Pour enregistrer un dépôt ou un paiement en trop sans payer de facture, décochez les factures. Le montant entier devient alors une avance ou un excédent.
Si vous utilisez une avance, un excédent ou un crédit, sélectionnez au moins une facture à payer.
Enregistrer
Cliquez sur Créer un encaissement.
Retour ramène à l'étape 1. Annuler referme la fenêtre sans rien enregistrer.
Ce qui se passe ensuite
Le solde de chaque facture payée diminue.
Une facture entièrement payée passe à l'état Payée et sa Date de règlement se remplit. Elle quitte la liste Factures avec solde.
Une facture payée en partie passe à l'état Reçu en partie.
Un crédit utilisé voit son solde diminuer, et passe à Payée s'il est entièrement utilisé.
Les lignes s'ajoutent au sous-onglet Paiements et le Sommaire se met à jour.
Exemple
Un client a trois factures : 1 000,00 $ (la plus ancienne), 2 000,00 $ et 500,00 $. Il vous verse 4 000,00 $.
Les trois factures reçoivent 1 000,00 $, 2 000,00 $ et 500,00 $, et passent à l'état Payée.
Il reste 500,00 $. Avec le choix par défaut, ce montant devient un Excédent.
Au Sommaire, le Total des soldes est de 0,00 $ et le Total excédent de 500,00 $.
Si la répartition échoue
Si le calcul automatique échoue, un message s'affiche avec le bouton Réessayer. Vous pouvez aussi répartir le montant à la main.
Annuler un encaissement
Supprimez la ligne dans le sous-onglet Paiements. Voir l'article L'onglet Gestion de compte.