Le relevé de compte est un PDF qui récapitule les factures et les crédits ouverts d'un client, avec son avance, son excédent et le total dû. Le rapport Âge des comptes présente les soldes de toutes vos compagnies par tranche d'âge.
Ces deux documents sont offerts seulement si vos encaissements sont gérés par Casserole Pro. Ils sont réservés aux niveaux amiral et commandant.
Générer le relevé de compte d'un client
Ouvrez la fiche de la compagnie.
Dans l'en-tête, cliquez sur le bouton de téléchargement.
Sous PDF, choisissez Générer le relevé de compte.
Réglez les options :
Pour la division : la division du relevé. Par défaut, votre division favorite. Ce champ n'apparaît pas si votre compte n'a qu'une division. Un relevé porte toujours sur une seule division.
Pour les soldes de plus de (jours) : seuls les documents plus vieux que ce nombre de jours sont inclus. Par défaut, c'est l'Échéance de la division. Changer de division remet cette valeur par défaut.
Cliquez sur Générer le relevé de compte.
Le PDF est produit en arrière-plan. Retrouvez-le dans Activités sur le serveur.
Ce que contient le relevé
Les factures et les crédits ouverts de la division choisie, plus vieux que le seuil. Les crédits y figurent avec un montant négatif.
L'avance et l'excédent du client.
Le total dû.
Les notes de bas de page des relevés de la division, ou celles de la compagnie si elle en a.
Un client qui ne doit rien obtient quand même un relevé. Il confirme que son solde est nul.
Envoyer le relevé à un client
Dans l'en-tête de la fiche compagnie, cliquez sur le bouton de téléchargement.
Sous PDF, choisissez Générer et envoyer le relevé de compte au client.
Réglez Pour la division et Pour les soldes de plus de (jours).
Cliquez sur Générer et envoyer le relevé de compte.
Le relevé est envoyé selon la configuration de la compagnie : destinataires, objet et message. Le PDF et le courriel sont produits dans la langue de communication de la compagnie. Voir l'article Configurer les encaissements.
Si le contact choisi n'a pas d'adresse courriel, le message « Le contact configuré pour recevoir le relevé de compte n'a pas d'adresse courriel. » s'affiche.
Envoyer les relevés en lot
Dans la liste des compagnies, sélectionnez les compagnies voulues.
Dans le menu Opérations, choisissez Envoyer les relevés de compte aux clients.
Réglez Pour la division (une seule division par envoi) et Pour les soldes de plus de (jours).
Cliquez sur Suivant. La fenêtre Attention! indique combien de relevés seront envoyés.
Cliquez sur Générer et envoyer les relevés de compte.
Un relevé est produit et envoyé pour chaque compagnie, en arrière-plan. Suivez l'avancement dans Activités sur le serveur.
À savoir :
Une compagnie qui n'a ni facture répondant aux critères, ni avance, ni excédent est ignorée. Le nombre de relevés envoyés peut donc être plus petit que le nombre de compagnies sélectionnées. Contrairement au relevé unitaire, l'envoi en lot ne produit pas de relevé à 0,00 $.
Une compagnie sans destinataire n'est pas envoyée. Le résultat indique combien de relevés ont été lancés et combien sont restés sans destinataire.
Si aucune compagnie sélectionnée n'a de solde, le message « Aucune compagnie de la sélection n'a un solde à relever. » s'affiche.
Un même lot ne peut pas être relancé dans l'heure qui suit.
Le rapport Âge des comptes
Le rapport présente, pour chaque compagnie, le solde de ses factures réparti en tranches : 0 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours, 91 jours et plus. Les crédits sont déduits du solde de la compagnie.
Dans la liste de factures ou dans la liste des compagnies, cliquez sur le bouton de téléchargement.
Choisissez Âge des comptes sous XLSX ou sous PDF.
Dans la fenêtre Générer l'âge des comptes, choisissez :
Division : Toutes les divisions ou une seule division.
En date du : la date de référence du rapport. Les soldes sont calculés à cette date. Elle ne peut pas être dans le futur.
Cliquez sur Générer le rapport.
Avec Toutes les divisions, le rapport inclut un sous-total par division.
